Antes de emprender cualquier planeación ó acción estratégica es imprescindible realizar un Análisis Estratégico Situacional de la organización; a objeto de conocer la situación real pues esto permite el establecimiento de objetivos válidos y concretos que sean alcanzables, medibles y aplicables, y que permitan en cumplimiento de los objetivos organizacionales (Wilcox, Cameron, y Xifra, 2011)

En este sentido, las informaciones obtenidas del análisis situacional de la organización, facilitan el establecimiento de objetivos y la planificación y desarrollo de estrategias y tácticas promociónales

Mercado (2002, p.209) habla de la valoración; señalando que ésta va de la mano con la etapa de investigación, se requiere saber cómo se encuentra la organización y cuáles son las decisiones más adecuadas para solventar las situaciones presentes, tomando en cuenta la naturaleza de la institución.

En el mismo orden de ideas, es importante señalar que para un eficaz análisis situacional de las organizaciones, es pertinente tomar en cuenta el micro ambiente y el macro ambiente de las mismas, estando contemplados dentro de estos por una parte las fortalezas y debilidades organizacionales y por otra parte las oportunidades y amenazas con las que cuenta la organización, respectivamente.

A este respecto Serna (2014, p. 170) quien considera que “el Perfil de Capacidad Institucional o Interna (P.C.I) es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la compañía en relación con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo”. Es una manera de hacer el diagnóstico estratégico de una empresa involucrando en él todos los factores que afectan su operación corporativa. El P.C.I examina cinco categorías a saber: capacidad directiva; capacidad competitiva; capacidad financiera; capacidad tecnológica; capacidad talento humano.

No obstante, el análisis situacional permite la configuración de indicadores que se consideran clave para conocer la situación real de la organización, en atención a su naturaleza; lo cual establece la inexistencia de una formula ó ecuación concreta para realizar el mismo. Una vez realizado es posible generar un pronóstico a corto plazo y una prospectiva a largo plazo; sobre esta base se configura un Plan de Decisión y Acción conducente a una situación ideal posible.

En el Análisis Estratégico Situacional de una organización deben observarse diversos indicadores asociados a la organización; entre los cuales pueden ser considerados indicadores tales como:

a) Filosofía de Gestión;

b) Análisis Competitivo;

c) Identidad Visual;

d) Comunicación Interna;

e) Estructura Organizacional;

f) Públicos Organizacionales;

g) Ambiente;

h) Dirección; y, por último,

i) Tecnología.

Sin embargo, el desarrollo del proceso parcial o total de relaciones Públicas como una camisa de fuerza; muy por contrario el proceso de Relaciones Públicas debe ser considerado como flexible, adaptable a la naturaleza de la organización; sus públicos y la realidad organizacional en la cual esta yace inmersa.

Existen múltiples técnicas e instrumentos para el desarrollo del Diagnostico Organizacional; los cuales podríamos analizar en un futuro post.

Particularmente, considero que el análisis de la realidad organizacional; varia en atención a las características y naturaleza de la organización; por cuanto la determinación de las categorías, criterios y/o indicadores que deben ser considerados bajo ningún concepto podrá ubicarse como una fórmula exacta o única.

En tal sentido, a continuación, presento algunas de las formulaciones que recomiendo emplear a los Comunicadores Organizacionales y Relacionistas; quedando su adaptación y aplicación a la discrecionalidad de los niveles decisores en virtud de la realidad organizacional.

Cuadro 1

Criterios sugeridos para el Análisis Estratégico Situacional

Criterios sugeridos Visión Diagnóstica Visión Prospectiva
Conocer la Situación ¿Cuáles son nuestras Fortalezas?

¿Cuáles son nuestras debilidades?

¿Cuáles son nuestras Oportunidades?

Cuáles son nuestras Amenazas?

¿Cómo podemos potenciar nuestros puntos fuertes?

¿Cómo podemos actuar en forma proactiva ante problemas y situaciones conflictivas?

¿Cómo podemos prever los períodos y factores ventajosos?

¿Cómo afrontar las crisis?

¿Qué riesgos puedo tener a futuro?

Revisar la Orientación Filosófica ¿Estamos cumpliendo con nuestra Orientación Filosófica? ¿Cómo ajustar la Orientación Filosófica a los nuevos retos, escenarios y orientaciones del mercado?

¿Qué futuro quiero construir?

Determinar los Públicos ¿Quiénes conforman mis públicos internos y externos?

¿Con quienes interactúo?

¿Cuál es el perfil de mis públicos internos y/o externos?

¿Qué conflictos tienen?

¿Quiénes podrían ser mis públicos internos y externos?

¿Con quién podría interactuar a futuro?

¿Qué perfil podría llegar a tener mi público interno y/o externo?

¿qué conflictos tendrán?

Escenario ¿En qué escenarios me muevo?

¿Cómo es mi mercado actual?

 

¿En qué escenarios podría tener que moverme a futuro?

¿Qué escenarios deseo abordar a futuro?

¿Cuáles son mis mercados potenciales?

Competencia ¿Quiénes son mis competidores actuales?

¿Cómo trabaja la competencia?

¿Quiénes salieron del mercado?¿Por qué?

¿Quiénes son mis competidores potenciales?

¿Cómo trabajará a futuro la competencia?

¿Quiénes podrían iniciar o entrar a mercado?

Aspectos Gerenciales ¿Cuál es mi estructura organizativa?

¿Motivación e Incentivos Actuales para la actuación?

¿Expectativas de actuación actual?

Competencia actuales y reales del personal

 

¿Cuál será la estructura organizativa que posibilite una mejor actuación?

¿Motivación e Incentivos a Futuro?

¿Expectativas de actuación futura?

Competencias deseables, e ideales, requeridas por el personal

Producción y Operatividad Flujo y Dimensión de Procesos Actuales.

Participantes claves de los procesos actuales.

Producción actual

Redimensión de procesos a futuro

Reingeniería de procesos

Participantes de los procesos a futuro

Producción futura o deseable.

Financiero Capital Actual

Capacidad de endeudamiento actual

Liquidez Actual

Rentabilidad Actual

Capital potencial, ideal o deseable.

Capacidad de endeudamiento deseada.

Liquidez Potencial

Rentabilidad Potencial, ideal o deseable.

Mercadeo Consumidor Actual

Cartera Vigente de Productos y Servicios

Estrategias de precio actual.

Responsabilidad Social

Estructura de Promoción Actual

Sistemas de Comunicación e Información Actual

Consumidor Potencial

Nichos a Futuro

Desarrollo de Nuevos Productos y Servicios.

Pruebas de Mercado Futuro

Estimación de Costo y Precio a futuro

Sensibilidad Social

Estructura Promocional Ideal

Sistemas de Comunicación e Información Deseable e Ideal

Orientación Organizacional Misión Actual

Objetivos actuales

Políticas actuales

Visión a futuro

Objetivos Potenciales

Políticas ideales

Formulación de Objetivos Objetivos Actuales Estimación de Objetivos a Corto Mediano y Largo Plazo
Formulación de Estrategias Estrategia Actual Estrategia Ideal Múltiples estrategias
Actividades Orientación y Motivos para la acción actual. Reorientación y Rediseño de Motivos e Incentivos para las acciones futuras
Presupuesto Presupuesto Actual Presupuesto deseable, ideal
Evaluación Estrategia de evaluación Actual Estrategia de Evaluación ideal

Elaboración propia (2017)

 

Quedará pues el Equipo Directivo de Relaciones Públicas de la organización en la responsabilidad de considerar cuál de los métodos, técnicas, herramientas, instrumentos y enfoques de investigación serán los necesarios para alcanzar la información, los datos suficientes para la estructuración del Análisis.

La gestión prospectiva de las relaciones públicas motoriza la comunicación y la interacción organizacional en pro de la excelencia y la productividad instando relaciones ganar – ganar entre las organizaciones y sus públicos.

 

Referencias Bibliográficas

Mercado, Salvador. (2002). Relaciones Públicas Aplicadas. Un camino hacia la Productividad. Primera Edición. México: Thomson Learning.

Serna, Humberto (2014). Gerencia Estratégica. Teoría-Metodología-Mapas-Estratégicos-Índices de Gestión – Alineamiento- Ejecución Estratégica. 11 Edicicion. Bogotá, Colombia. Panamericana Editorial. 488p.

Wilcox, Dennis. Cameron G. Xifra; Jordi. (2011). Relaciones Públicas Estrategias y Tácticas. Madrid- España. Editorial Addison Wesley.

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