La dinámica comunicacional en el seno de las organizaciones es algo complejo de manejar, en tal sentido, puede llegar a convertirse en un aspecto clave y en otros casos puede llegar a ser un problema que impacta la dinámica organizacional a todos los niveles constituyendo en sí misma una barrera personal y organizacional.

Ciertamente, el flujo comunicacional se hace cada vez más denso considerando que se deben atender múltiples mecanismos comunicacionales, que demandan atención, tiempo y enfoque, tales como:   reuniones recurrentes, responder comunicaciones oficiales, diligenciar formatos institucionales, responder correos institucionales y personales, atender llamadas telefónicas, manejar redes sociales, revisar mensajes en redes de mensajería directa, y adicionalmente hacer espacio la atención al público.

El flujo de comunicación interna permea las acciones y procesos productivos, dado que la comunicación formal y los medios formales de comunicación ameritan como es natural el feedback o respuesta en garantía de que el proceso de comunicación es real, que se dio la recepción del mensaje y que confirmamos esta recepción, o respondimos a las interrogantes o información que requiere nuestro interlocutor.

Sin embargo, no existe la cultura de respuesta, la cultura de comunicación asertiva o efectiva; la cultura de decir ‘he recibido el documento’, la cultura de agradecer la información recibida, la cultura del ‘Répondez S’il Vous Plait’(R.S.V.P), expresión francesa usada en el ámbito protocolar que traducida al español significa: ‘Responda por favor’.

Cuando adolecemos de capacidad para responder comunicaciones, se emiten señales de ineficiencia, siendo a menudo un obstáculo para poder conocer oportunamente una información, atender una solicitud, participar de manera efectiva en la resolución de un conflicto, participar oportunamente de la toma de decisiones y actuar de manera amable y cortés en respuesta a buenas prácticas.

Cada vez que usted no responde un correo puede estar obviando una toma de decisión oportuna, cada vez que usted ignora una llamada puede estar postergando la solución de un conflicto, cada vez que usted no responde la correspondencia institucional, deja de llenar los formatos y en general genera vacío de feedback o ausencia de retroalimentación que en algunos caso podría llegar a activar un ‘Silencio Administrativo’, pudiéndose establecer actos presuntos derivados, lo que indica que se ha respondido afirmativa o positivamente su petición, o que usted puede acudir a la instancia siguiente para garantizar una respuesta efectiva.

A continuación, presentamos algunas recomendaciones para manejar las comunicaciones de manera efectiva:

  • Clasifique sus comunicaciones en atención a los criterios de urgencia e importancia.
  • Identifique en el proceso productivo que personas pueden atascarse en sus labores, al no recibir respuesta efectiva de su parte.
  • Establezca tres momentos en el día para responder sus comunicaciones de manera eficiente.
  • Verifique si algunas comunicaciones pueden ser respondidas con apoyo en los soportes que disponen las nuevas tecnologías.
  • Confirme y agradezca los documentos que le envían y señale que los leerá y enviará su opinión al respecto, y establezca entre 24 a 72 horas para brindar respuesta, si requiere más tiempo informe a su interlocutor.
  • Responda con notas de voz, lo que puede hacer de manera más rápida mientras se desplaza de un lugar a otro con soportes de manos libres.
  • Diferencie las comunicaciones que puede responder otra persona por usted, de las que debe responder usted efectivamente.

La habilidad de responder es sinónimo de responsabilidad, y activa una serie de indicadores de calidad, eficacia, eficiencia y efectividad; constituye en sí misma una buena práctica laboral y conforma el respeto a las normas de convivencia, buenas costumbres y protocolo en términos generales; de tal manera que no responder puede ser interpretado como un acto de irresponsabilidad y descortesía.

Por favor cuando reciba una comunicación, ‘Répondez S’il Vous Plait’

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Un comentario en “Répondez S’il Vous Plait

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