Proceso de Relaciones Públicas

 

Las relaciones Públicas en la práctica constituyen un proceso que ha sido esencialmente abordado desde la perspectiva administrativa bajo cuatro fases esenciales, las cuales se desarrollan con simultaneidad, continuidad y complementariedad:

Fase de Investigación: En esta fase se requiere que la organización; y por ende los responsables de la generación estratégica y el capital relacional de esta; conozcan en profundidad la situación real de la organización y la comparen con el Situado Estratégico Ideal formulado en sus Principios Básicos Organizacionales; en el ánimo de verificar la Situación Actual de la Organización y buscar alternativas estratégicas que posibiliten su desplazamiento u orientación hacia el marco ideal.

En tal sentido, el Conocimiento de la Situación Actual posibilita pensar la empresa de manera estratégica; para inducir una reflexión estratégica y establecer  un Análisis Estratégico Situacional; dicho Análisis provee fundamentalmente tres Niveles: Un nivel Diagnóstico; un Nivel Pronostico y un nivel Prospectivo.

El nivel diagnóstico: posibilita al Liderente de Relaciones Públicas observar la situación en presente; en tanto; el nivel pronóstico; provee una visión del presente pero con una orientación al futuro inmediato en atención a la realidad observada; al tiempo que, el nivel prospectivo; observa el presente con una orientación de futuro a mediano ó largo plazo.

No obstante; el Análisis Estratégico Organizacional debe señalar la orientación e intención fundamental que posee quien está observando y los propósitos organizacionales, con los cuales se está realizando dicha observación; siendo esto determinante para detectar los núcleos problemáticos y las Áreas de Atención Prioritaria, para proveer a posteriori una planificación estratégica que oriente las acciones organizacionales en pos de la resolución y optimización de la realidad organizacional.

Fase de Planificación Estratégica: Tras ubicar las áreas de Acción prioritaria organizacional; se deben considerar las alternativas de tiempo para cada curso de acción; para lo cual se formularán progresivamente; programas, planes, campañas ó planes programas con las estrategias que garanticen la resolución, mantenimiento, innovación, producción, entre otras que requiera las denominadas Áreas de Acción Estratégica Prioritaria ó Factores Claves de Acción Organizacional. Cabe señalar que la Estructura de la Planificación debe considerar el perfil de los públicos claves de la organización; además de establecer las opciones estratégicas (Genéricas, Concéntricas, Ofensivas y Defensivas) propias para su aplicación en atención al análisis situacional provisto. Aquí se han enunciado todas las opciones pese a que la realidad y naturaleza de las relaciones públicas no considera las Acciones Ofensivas para su formulación y aplicación Estratégica; por estar fuera del sentido, naturaleza y orientación de las Relaciones Públicas como arte y como ciencia.

Fase de Comunicación ó Ejecución Estratégica: Impulsará las Acciones Estratégicas planeadas y programadas en atención a la Formulación Estratégica previa de Planes, Programas; planes-Programas y Campañas de Acciones Proactivas, Reactivas ó Críticas (de Crisis). En esta Fase será de vital importancia la construcción de Redes Formales de Comunicación mediante un Programa de Medios; y el Liderazgo Estratégico Situacional  para conducir Equipos Estratégicamente Estructurados con atención a Diagramas; Cronogramas y Flujogramas que garanticen la ejecución de los roles fundamentales del capital relacional en atención a los objetivo y metas organizacionales.

Finalmente, La Fase de Evaluación Estratégica posibilitará la verificación de las Acciones Efectivas, Acciones Eficaces y Acciones Eficientes; garantizando la Excelencia del Proceso de Relaciones Públicas. Esta fase considera acciones supervisorias, acciones de auditoría y acciones de profundización para la obtención de mayor información que permita comprender el cumplimiento o no de la planificación conforme a lo propuesto y las alternativas y cursos de accione en correspondencia y articulación con las estrategias trazadas y los imprevistos.

Sin duda, el proceso de Relaciones Públicas, es el flujo natural que articula todas las actividades y acciones estratégicas de comunicación y relacionamiento en las organizaciones.

La Investigación en Relaciones Públicas y Comunicación Organizacional

La investigación en el ámbito de la comunicación y las relaciones públicas se puede vislumbrar desde dos perspectivas: a) como la fase estratégica inicial enmarcada en el proceso de relaciones públicas desde el abordaje administrativo; donde se establece la realización de un Diagnóstico preliminar o análisis situacional de la empresa previo a la planificación y desarrollo de una estrategia; y b) desde la determinación de núcleos problemáticos o detección de necesidades en los ámbitos prácticos o de aplicación de la comunicación y/o las relaciones públicas, lo que implica el uso de la Metodología de la Investigación aplicada a las Relaciones Públicas y la Comunicación Organizacional

En tal sentido, la investigación en comunicación y relaciones se ha impulsado con el advenimiento del nuevo milenio en correspondencia con: a) Visiones paradigmáticas disciplinares; b) Tópicos o variables de investigación; y c) Contextos de investigación, con lo cual se ha posibilitado el afianzamiento y refutación de las teorías y autores clásicos y la emergencia de constructos teóricos emergentes para adaptarse a los nuevos tiempos y por ende a las aplicaciones y prácticas de estas derivadas.
Las necesidades de investigación de la organización se orientan a vislumbrar las posibilidades de emprendimiento, innovación, desarrollo, mejora, mantenimiento de los procesos de gestión en el ámbito organizacional en atención a:
a) Realidad Organizacional;
b) Actores Organizacionales,
c) Grupos de interés y Grupos de presión;
d) Roles y Funciones en el contexto organizacional;
e) Comunicación Organizacional;
f) Interrelación y Sistemas Organizacionales;
g) Estructuras Organizacionales;
h) Dinámicas Relacionales en la Organización;
i) Ambiente Organizacional;
j) Dirección en la Organización;
k) Micro contexto organizacional;
l) Macro contexto Organizacional;
m) Información Organizacional;
n) Estrategia Organizacional,
o) Tendencias y Retos Organizacionales en contextos globales y Locales.

Los núcleos problemáticos de la comunicación organizacional y las relaciones públicas giran en torno a:
• Dimensiones de la Organización.
• Naturaleza de la Organización.
• Formas de Organización.
• Abordaje Paradigmático epistémico de pensamiento, disciplinar y de método.
• Formas de Comunicación e Interrelación.
• Perfiles de los Públicos/Actores Organizacionales.
• Dinámicas Relacionales en las dimensiones de la Organización.
• Cultura y Clima Organizacional.
• Comportamiento Organizacional
• Gestión de Conocimiento y capitales Organizacionales.
• Herramientas para el manejo y análisis de la Información Institucional.
• Herramientas para el manejo y análisis de la Información del Mercado.
• Desarrollo Organizacional
• Competitividad y productividad
• Globalización
• Responsabilidad Social
• Sostenibilidad y Sustentabilidad

Las emergencias en Comunicación Organizacional y Relaciones Públicas se encuentran orientadas al estudio de los siguientes aspectos:
• Responsabilidad Social
• Negociación y Acuerdos para los escenarios de paz
• Derechos Humanos, Diversidad e Inclusión
• Resiliencia
• Cambio y Transformación
• Crisis
• Bienestar, Felicidad y Ganmificación
• Nuevos Modelos para la Gobernanza y la Gobernabilidad.
• Uso y Aplicación de Nuevas Tecnologías
• Nuevos Estilos de Liderazgos
• Perfiles Generacionales
• Aprendizaje y Gestión del Conocimiento
• Medición y Análisis de Resultados
• Globalización y Complejidad.

Todo lo anterior, permite vislumbrar la imposibilidad de ver las Relaciones Públicas desde un paradigma único o absoluto; en tal sentido este conocimiento ha sido documentado, teorizado y desarrollado por diversidad de pensadores; filósofos, lingüistas, literatos, psicólogos, sociólogos, periodistas, comunicólogos hasta alcanzar constructos teóricos-prácticos del relacionismo, que emergen en la transdiciplinariedad, fundamentados en la multiplicidad de vínculos y relaciones preexistentes; existentes y desarrollables en diversidad de organizaciones.
En tal sentido; las Relaciones Públicas trascienden la simpatía, amabilidad, cortesía, buenos modales y etiqueta propios de las Relaciones Humanas; asimismo trascienden la responsabilidad y compromiso de las Relaciones Industriales con los públicos internos en respuesta a la Seguridad Ocupacional e Higiene Industrial.
Las Relaciones Públicas son abordadas más allá de un mero constructo estratégico; y establecen un marco conceptual empático que debe atender no solo la organización, los públicos, la opinión pública y el contexto organizacional como elementos claves de estas, adicional a la adecuación práctica de la dinámica de aplicación fundamentada en un paradigma de aplicación y desempeño.
Las Relaciones Públicas constituyen una ‘ciencia emergente’ dado el potencial inmanente del que nutre su paradigma teórico centrado en relaciones cada vez más complejas, debido a los procesos de globalización.
Sería inapropiado asumir las Relaciones Públicas como la panacea de las angustias propias del siglo XXI, pero resulta atinado afirmar, que contribuyen positivamente a ejercitar conceptos y prácticas que promueven la solución y el carácter preventivo de muchos conflictos organizacionales.
Ese protagonismo de nuevo siglo ha hecho que las Relaciones Públicas ganen el respeto de las comunidades académicas más avanzadas, pues se sabe que la firmeza y prudencia con que se ha desplazado en la academia, ha conllevado a ganarse el respeto, no por decreto, sino construido día a día, infinitamente a partir de procesos de investigación.
La academia merece respeto, y la actitud del verdadero científico se caracteriza por su humildad y cultivo permanente de la sospecha, la duda y el interrogante, sin triunfalismos ni actitudes despectivas hacia saberes que a lo largo de la historia se construyen/deconstruyen/reconstruyen y consolidan.

La Comunicación Organizacional y las Relaciones Públicas pueden y deben orientarse a:
• La Estructuración y Reestructuración teórico práctica de un orden científico del conocimiento.
• La solución de Problemas de gestión organizacional enmarcado en los procesos de relaciones públicas y/o comunicación organizacional.
• La valoración de la gestión teórico práctica de las relaciones públicas.
• La motivación de realizar investigaciones de las relaciones públicas para redefinirla como profesión y orientar la evolución de su saber.
• El conocimiento de la aplicación de las relaciones públicas en la gestión organizacional e individual
• Observación de los elementos clave de la comunicación organizacional tales como: indicadores de entorno, organización, actores organizacionales, gramática corporativa, mensajes, medios y efectos, barreras organizacionales entre otros.
• Observación de los componentes fundamentales de relaciones públicas, tales como: mapa de públicos, modelos de aplicación, funciones de relaciones públicas, dinámicas relacionales, beneficio e impacto de las relaciones públicas en las dimensiones de las organizaciones; procesos estructurados, elementos estratégicos, indicadores, entre otros.
• Abordaje de métodos múltiples.
• Abordaje de Tendencias emergentes.

Lo anterior, evidencia la necesidad del reconocimiento tanto de los paradigmas disciplinares como estos paradigmas de investigación para reafirmar la cientificidad de las relaciones públicas y la comunicación, al observar la realidad; la cual no vislumbra una necesidad de investigación única y menos aún estática o independiente; llevando a reconocer la necesidad de abordar las relaciones públicas y la comunicación organizacional desde la integralidad de las disciplinas o saberes y de los diversos métodos, pero de manera sistémica en respuesta a los problemas y realidades latentes de cada organización y sector, o espacio global-local.

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[*]Durante los días 27, 28 y 29 de septiembre se realizó en el Aula Magna Simón Bolívar de la Universidad Nacional San Agustín de Arequipa, en Perú; el XXXII Congreso Interamericano de Relaciones Públicas, bajo la nominación ‘La investigación y la Comunicación para la Innovación Tecnológica’, enmarcada en la celebración del Día Interamericano de las Relaciones Públicas que se conmemora cada 26 de septiembre.

Quiero expresar mi gratitud y complacencia al Comité organizador del XXXII Congreso Iberoamericano de Relaciones Públicas, liderado por Carmen García Chirinos y un excelente equipo de profesionales y colaboradores con mística y dedicación, por la invitación dispensada para disertar sobre ‘La investigación en Relaciones Públicas y Comunicación Organizacional, asimismo por todas las atenciones recibidas, las muestras de afecto y atenciones; y de manera especial por las distinciones recibidas de instituciones como la Universidad nacional San Agustín de Arequipa, el Colegio de Profesionales de Relaciones Públicas de Arequipa; la Municipalidad Provincial de Arequipa y el Gobierno Regional de Arequipa; y la Confederación Interamericana de Relaciones Públicas; a quien deseo expresar una vez más mi gratitud.

En tan importante encuentro se dieron cita distinguidas personalidades, docentes, investigadores y consultores del ámbito de las Relaciones Públicas y la Comunicación Organizacional entre los cuales destacan: Francisco Aguadero,  Dionisio Arias, Vidal Chávez, Carmen Chirinos, Antonio Di´Genova,  Flavio Diez,  María Aparecida Ferrari, María Elena Gamarra, Freddy González,  Roberto Guerrero, Gabriel Gutiérrez, Xiomara Herrera, Cristian Maibe,  Juan Melo Díaz, Maritza Mosquera, Lisbeth Ortiz, Neysi Palmero, María Luisa Peña, Oscar peña, Ana Cecilia Prado, Ana Polanco, Marinieta Quintana, Santos Aquino Rubio, Silvia Santander, Juan Pablo Topalián, Teódulo Villalta con quien en lo personal resultó un gran honor compartir.

Agradezco a Dios la oportunidad de conocernos; desvitualizarnos y reencontrarnos según cada caso, y reconocer los cambios y transformaciones positivas que se perciben en la gestión de CONFIARP liderada por mi dilecto amigo Juan Pablo Topalian, Presidente de la Confederación Interamericana de las Relaciones Públicas en compañía de María Luisa Peña; Secretaria General de la CONFIARP agradeciéndoles la confianza depositada.